La copie d'un acte notarié s'obtient même si le notaire a cessé d'exercer

Beaucoup de gens cherchent un acte notarié au moment où ils en ont besoin, et pas avant : pour vendre une maison achetée il y a trente ans, pour régler la succession d’un parent, pour prouver un contrat de mariage au moment d’une séparation. Ils découvrent alors que le notaire qui a reçu l’acte ne pratique plus, que son bureau a fermé, parfois qu’il est décédé. La crainte est toujours la même : l’acte a-t-il disparu avec lui ? La réponse est non. Le système notarial québécois est construit pour que l’original survive à la carrière de celui qui l’a reçu.

L’original ne quitte jamais le greffe

Un acte notarié reçu en minute n’est pas remis aux parties. Le notaire en conserve l’original dans son greffe, avec son répertoire et l’index de ses actes. Ce que les parties emportent le jour de la signature, ou reçoivent ensuite, ce sont des copies. Une copie délivrée par la personne qui détient le greffe fait foi du contenu de l’original : c’est ce qu’on appelle une copie authentique.

Cette organisation a une conséquence pratique. Perdre sa copie n’a rien de dramatique : il suffit d’en obtenir une nouvelle auprès du détenteur du greffe. Et l’inverse est vrai aussi : déchirer sa copie ne fait pas disparaître l’acte, qui continue d’exister dans le greffe.

La Chambre des notaires ne garde aucun acte

C’est la confusion la plus répandue. On imagine que la Chambre des notaires du Québec centralise les actes de ses membres. Elle le dit elle-même clairement : la Chambre ne détient aucun acte notarié. Les actes ne lui sont pas transmis ; ils restent dans les greffes.

Ce que la Chambre tient, c’est un registre des dispositions testamentaires et des mandats. Les notaires y déclarent l’existence d’un testament ou d’un mandat de protection, pas son contenu. La recherche dans ce registre, faite au décès ou à l’inaptitude, indique donc quel notaire a reçu le document, pas ce qu’il dit. Pour lire le testament lui-même, il faut ensuite s’adresser au détenteur du greffe.

Qui détient le greffe d’un notaire qui ne pratique plus

Selon la Chambre des notaires, les actes peuvent être conservés, selon le cas, par l’un des détenteurs suivants.

Situation	Détenteur possible	Ce que cela signifie
Le notaire pratique toujours	Le notaire lui-même	Demande directe à son bureau
Absence ou empêchement temporaire	Un gardien provisoire	Un autre notaire assure la garde et délivre les copies
Cessation d’exercice ou décès	Un cessionnaire	Un autre notaire a repris le greffe et en délivre les copies
Aucun cessionnaire	La Cour supérieure	Le greffe est déposé et les copies s’y demandent

Un même greffe peut avoir connu plusieurs détenteurs au fil des décennies. La Chambre précise que, s’il y a de multiples détenteurs, c’est l’année de l’acte recherché qui permet de savoir qui le conserve aujourd’hui.

Retrouver le détenteur

La démarche décrite par la Chambre des notaires tient en deux cas.

Le nom du notaire est connu. Le moteur de recherche « Trouver un notaire », sur le site de la Chambre, comporte un onglet qui permet de vérifier si un notaire est inscrit à l’Ordre. La recherche indique les coordonnées du notaire ou du détenteur à joindre pour obtenir une copie authentique. Le nom doit être saisi tel qu’il figure au tableau de l’Ordre : une faute d’orthographe dans le prénom ou le nom suffit à ne produire aucun résultat.

Le nom du notaire est inconnu. Il faut d’abord le retrouver. Plusieurs pistes existent :

• l’acte de vente d’une propriété est publié au Registre foncier du Québec ; la fiche de l’immeuble mentionne les actes inscrits, et le document publié indique le notaire qui l’a reçu ;
• un testament ou un mandat de protection se retrace par la recherche au registre de la Chambre des notaires, qui renvoie au notaire ayant reçu l’acte ;
• les papiers personnels conservent souvent une ancienne copie, un relevé d’honoraires ou une lettre qui porte le nom du notaire.

La Chambre indique aussi qu’on peut communiquer avec elle, ou s’adresser à un notaire en pratique qui aidera dans les démarches.

Tout le monde ne peut pas obtenir n’importe quelle copie

Le détenteur du greffe ne délivre pas une copie à la première personne qui la demande. La Chambre précise que la copie est émise sous réserve de fournir les justifications requises et dans le respect du secret professionnel. Il faut donc s’attendre à devoir expliquer à quel titre on demande la copie, et le prouver.

Le testament illustre bien ces limites. Une fois la personne décédée, Éducaloi explique qu’un héritier, ou toute personne qui a un intérêt, par exemple un créancier du défunt, peut obtenir une copie du testament auprès du notaire ou du greffier qui le détient. Cette règle vaut aussi pour les personnes qui ne sont pas nommées dans le testament mais qui auraient hérité sans lui : un enfant écarté par le testament peut en obtenir une copie.

Demandeur	Pièces habituellement demandées
Partie à l’acte	Pièce d’identité
Héritier ou liquidateur, pour un acte du défunt	Preuve du décès délivrée par le Directeur de l’état civil, preuve de la qualité invoquée
Personne qui invoque un intérêt	Explication écrite de cet intérêt et documents à l’appui

La liste exacte se confirme auprès du détenteur. Elle varie selon la nature de l’acte et la qualité de la personne qui le demande.

Des frais, mais pas de tarif public

La délivrance d’une copie n’est pas gratuite. Le détenteur doit localiser l’acte, le sortir de sa voûte, le reproduire et y porter les mentions requises. Il facture ce travail. Aucun montant n’est avancé ici : le coût se demande directement au détenteur avant de lancer la demande. La note sur les honoraires et tarifs explique ce qui compose une facture notariale.

Copie authentique et document du Registre foncier

Deux documents se ressemblent et ne servent pas aux mêmes usages.

• La copie authentique est délivrée par le détenteur du greffe. Elle reproduit l’acte complet et fait preuve de son contenu, comme l’original.
• Le document obtenu au Registre foncier est la reproduction de ce qui a été publié. Il permet de connaître l’historique d’un immeuble, ses hypothèques et ses servitudes. Éducaloi rappelle que la consultation du registre se fait en ligne, à partir du numéro de lot, et qu’elle est payante.

Pour une vente, le notaire de l’acheteur fait lui-même l’examen des titres au Registre foncier. Pour un contrat de mariage, une donation ou un testament, qui ne sont pas des droits immobiliers publiés de la même façon, c’est le greffe qui reste la seule source.

Ce qu’il faut retenir

Un acte notarié reçu en minute ne disparaît pas quand son notaire cesse d’exercer. Son original passe à un gardien provisoire, à un cessionnaire ou à la Cour supérieure, et la Chambre des notaires permet de retrouver qui le détient. La copie se délivre à ceux qui y ont droit, contre les justifications requises et des frais à confirmer.

La répartition des rôles entre notaires et avocats, et la fonction d’officier public qui explique cette conservation, sont présentées dans la note notaire et avocat au Québec. Ce billet ne traite aucun dossier particulier.

Où vérifier

Informations vérifiées le 14 septembre 2026.

• Chambre des notaires du Québec, foire aux questions « Comment obtenir une copie d’acte notarié ? » et « Comment retracer les coordonnées d’un notaire ou de son successeur », outil « Trouver un notaire » : cnq.org.
• Éducaloi, capsules « Liquider une succession : questions fréquentes » (copie du testament) et « Le registre foncier : pourquoi, comment, combien ? » : educaloi.qc.ca.
• Loi sur le notariat (RLRQ, c. N-3), dispositions sur les greffes, leur garde et leur cession : LégisQuébec.

Les frais de délivrance et les pièces exigées relèvent de chaque détenteur : ils se confirment au moment de la demande.